Витрати на проїзд у відрядженні: особливості компенсації

ГОЛОВНІ ТЕЗИ  
•  Проїзд до місця відрядження (і назад) компенсують у розмірі вартості проїзду з урахуванням витрат, понесених при придбанні квитків.
•  За місцем відрядження відшкодовують витрати на проїзд транспортом загального користування (окрім таксі).
• Витрати відшкодовують тільки за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість.
•  Підставою для відшкодування витрат за електронним квитком є роздрукований на паперовому носієві посадочний документ, а для авіаквитків знадобиться більший пакет документів
ВИТРАТИ НА ПРОЇЗД ДО МІСЦЯ ВІДРЯДЖЕННЯ І НАЗАД
Порядок компенсації витрат на проїзд працівника, що відряджається, регламентує Інструкція № 59. Подивимося, що в ній сказано про відшкодування витрат на проїзд до місця відрядження і назад.
Витрати на проїзд (утому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовують (п. 6 розд. II Інструкції № 59):
• у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі);
• з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, і страхових платежів на транспорті. До таких, наприклад, відносять витрати з оплати послуг сервісних центрів з оформлення залізничних квитків (див. лист Міндоходів від 28.11.2013 р. № 16400/6/99-99-17-03-03-15).
Підстава Відшкодовують вказані витрати на підставі наказу керівника про направлення працівника у службове відрядження і оригіналів транспортних квитків (інших документів, напри-клад, оригіналу квитанції про оплату сервісного збору при оформленні залізничного квитка).
Якщо ж ідеться про проїзд «з комфортом» (а саме: в м'якому вагоні, судами морського і річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1 класу і бізнес-класу), то для їх компенсації (у кожному такому випадку) знадобиться ще і дозвіл керівника  (абз. 5 п. 6 розд. II Інструкції № 59). Якщо ж йдеться про самого керівника, він має право вирішити це питання самостійно (п. 7розд. II Інструкції № 59). 
Супутні витрати  Безумовно, витрати на проїзд до місця відрядження (і назад) — це не лише витрати на придбання транспортних квитків. Іноді їх супроводжують й інші витрати. Подивимося, як вирішується питання з їх відшкодуванням.
Отже, витрати на:
• провезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого включена до вартості транспортного квитка, відшкодовують з дозволу керівника. Якщо у відрядженні був безпосередньо керівник, то питання про відшкодування таких витрат він вирішує сам;
• оплату послуг камери схову або платного залу очікування (кімнати відочинку) не відшкодовують, оскільки Інструкцією № 59 це не передбачено.
…
1. В той же час, витрати на проїзд у маршрутному таксі відшкодовують в загальному порядку (див. лист МФУ від 11.02.2009 р. №31-18010-206-25/3586). А ось відшкодувати витрати на проїзд в метро не вийде, оскільки підтвердити їх доку-ментально не можна. У такому разі краще віддати перевагу іншому виду транспорту.
2. Такі витрати не є надмірно витраченими коштами з метою утримання податку на доходи фізосіб.

 З повним текстом можна ознайомитись у відділі періодики за адресою : пр. Д. Яворницького,18